onderhandelen-@-trouwlocatie

09 Mei Onderhandelen @ de droomlocatie…

EEN LOCATIE DEFINITIEF VASTLEGGEN, WAAR LET JE OP?

Een bruidje schoot een klein beetje in de stress & vroeg mij om advies. Hoe kies je de perfecte locatie uit al die opgevraagde offertes! En als je gekozen hebt, waar let je dan op in de offerte?

De bruid: “Het is onwijs spannend om de locatie definitief vast te leggen: Dé plek van je bruiloft! Op het moment dat je echt gekozen hebt, ga je pas goed de offerte doorlezen. Alle offertes die je tot nu toe hebt gekregen, heb je wel vluchtig gescand, maar foto’s kijken is nou eenmaal stukken leuker dan de prijzen die opgesomd staan. En ja dan ben je verliefd op die ene locatie, dus die kies je! Maar dan zie je de prijzen pas echt staan!”

Allereerst de zoektocht naar je droomlocatie. Waarschijnlijk heb je een paar locaties al op het oog, of je bent al lekker aan het bezichtigen. De bruid heeft al een plaatje voor zich vanaf toen ze 6 jaar was. Mijn tip… check ook eens hele andere locaties. Je kan namelijk zo vasthouden aan een bepaald beeld dat je altijd hebt gehad. Eenmaal iets ouder word je misschien juist verliefd op iets totaal anders. Haha het is hetzelfde als het vinden van je partner. Vaak ook totaal anders dan wat je vroeger gedacht had! Zelfde geldt trouwens voor je trouwjurk… maar nu wijk ik af… we gaan weer terug naar de locatie.

Paar dingen waar je op moet letten om de perfecte locatie te vinden:

LOCATIE-VAN-JE-DROMEN-CHECK

Jullie persoonlijke thema.
Hoe ziet jullie droomdag eruit? Romantisch & klassiek, vintage & lieflijk, landelijk & “boers”? Je locatie moet ook matchen bij dit thema!

De ruimte, niet te klein en niet te groot.
Hoeveel gasten komen er? De mensen moeten niet op elkaar gepropt staan, maar je moet ook niet “verdwalen” in de ruimte omdat het zo leeg is.

Bereikbaarheid voor de gasten.
Is de locatie goed te bereiken, is er voldoende parkeergelegenheid & lopen de parkeerkosten niet enorm op?

trouwen op het strand

Foto: Paco van Leeuwen Fotografie

Bereikbaarheid voor de leveranciers.
Hoe ziet jullie dag er globaal uit, welke leveranciers zijn er die dag aanwezig en kunnen zij makkelijk laden & lossen? Uit ervaring weet ik dat een band niet graag optreedt op strandtent. Wil jij persé een band, bedenk dan goed of je op het strand gaat trouwen. Of zoek eerst een band die akkoord geeft voor die beach locatie! Enne… let op dat je op tijd vergunningen aanvraagt!

Buiten of binnen trouwen?
Willen jullie persé buiten trouwen en hebben jullie een locatie op het oog waar dat perfect kan? Probeer dan ook even door die minder roze bril te kijken… is er ook een gave binnenruimte, mocht het weer echt niet mee zitten! Zo zonde als het regent en je betaalt de hoofdprijs voor een ruimte waar je echt niet happy van wordt.

Wat ik wel zeker weet… je voelt het wanneer je op jullie droomlocatie bent! Het is net als een huis kopen of dé trouwjurk! Als je echt alleen maar naar je gevoel luistert & alle kritische punten van je ouders, vrienden etc. voorbij laat gaan… dan ervaar je dat WOW-gevoel: “Dit is onze locatie, hier wil ik JA zeggen!”

EN DAN…

Je hebt die locatie gekozen waar je duidelijk verliefd op bent geworden! Dan zie je ineens die prijzen staan in die offerte: “hmmmm toch wel net boven ons budget!”

Wat mijn eerste tip is! Probeer niet het onderste uit de kan te halen. Onderhandel met elke leverancier op die manier, dat als jij in zijn/haar schoenen zou staan, ook nog blij zou zijn met dat bedrag. Op een “gemene” manier onderhandelen, heeft grote kans dat je het enthousiasme van de leverancier ontneemt. En jullie dag moet toch alleen maar blije mensen aantrekken?

Onderhandel dus op een leuke manier. Voor een locatie heb ik de volgende tips:

Schotelgeld
Mocht jullie hele dag op één locatie plaatsvinden, dan vind ik echt wel dat ze een streep mogen zetten door het schotelgeld. Een paar bordjes van de bruidstaart afwassen, mag dan beste wel een service zijn toch?

Zaalhuur
Mocht je een hele dure locatie hebben of een heel uitgebreid verzorgde dag, dan kan je eventueel korting vragen op de zaalhuur van de ceremonie of het feest. Maar voel dit zelf een beetje aan. Trouw je vrij “simpel” dan vind ik het persoonlijk niet gepast dat je hier ook nog korting voor vraagt.

toast cocktail

Foto: Stijlvol Fotografie

Drinks & Food
Je kan het hier zo duur maken als je wilt. Maar je kan het hier ook wat simpeler houden. Een toffe BBQ, maar dan wel chique amuse hapjes vooraf. En het goedkoopste drankarrangement, maar wel een stijlvolle cocktail uitserveren. Je kan hier zo creatief mee omgaan! Toch leuk als die Pizzabus rond 23:00 uur aan komt rijden, om jouw gasten te verrassen met een verrukkelijk puntje.

!! CHECK !!
Voordat je de offerte tekent, ga na wat de mogelijkheden zijn om zelf of via derden drankjes & hapjes te regelen. Na het tekenen kan een locatie ineens moeilijk doen om alles binnenshuis te houden. Wie weet willen jullie wel zelf graag dié ene lekkere Prosecco of Cocktail regelen voor bij de toast.

Drankarrangement of niet?
Dit kan het bruidspaar eigenlijk het beste zelf inschatten. Zijn jouw gasten bescheiden drinkers, laat dan in de offerte de drank o.b.v. nacalculatie meegenomen worden. Lusten jouw gasten wel een glaasje & vaak net een bakkie teveel, stem dan met de locatie een drankarrangement af. Dan hoef je je die avond niet meer druk te maken als je “zogenaamde goede vriend” de 10e bacardi-cola bestelt.

Extra simpele dingen
Sommige locaties nemen de meest simpele items in hun offerte mee. Hiervoor geld ook weer hoe uitgebreid jullie bruiloft is. Een low-budget bruiloft, dan snap ik dat dit in rekening wordt gebracht. Maar als jullie al zoveel items afnemen, dan vind ik dat er ook een bepaalde service geldt vanuit de locatie. Denk hierbij aan:

  • styling van de ruimtes
  • stoeltjes neerzetten voor de ceremonie buiten
  • geen korting op een hotelkamer voor de ouders of vrienden
  • de hoofdprijs voor tafelsnacks
  • geen korting op het drankarrangement, als jullie zelf het welkomstdrankje of de toast cocktail regelen
  • kosten voor gebruik van apparatuur (beamer, licht & geluid)

Etc…

trouwen op het strand

Foto: Paco van Leeuwen Fotografie

Weddingplanners kunnen goed inschatten op welke items je kan besparen. Je beledigt dan niet de locatie, maar er wordt ook niet teveel geld van je afgetroggeld. Iedereen blij, dat is wat je wilt op jullie mooie dag toch?

TOT BLOGS & SUCCES…
laat me weten als ik ergens bij kan helpen!

4 Reactie's
  • marit
    Geplaatst op 08:17h, 10 mei Beantwoorden

    Wat onwijs handig zeg,deze informatie! vooral de voorbeelden uit de offerte! Thnx Evy!!

  • Evy IJsselstein
    Geplaatst op 12:53h, 11 mei Beantwoorden

    @Marit, super fijn dat je er iets aan hebt! Mocht je nog ergens tegenaan lopen, vraag het me gerust. En als ik jullie ergens kan ondersteunen, stuur me vooral een berichtje! Succes met de organisatie van jullie dag!

  • Kiki
    Geplaatst op 19:55h, 18 mei Beantwoorden

    Hele goede tips, maar ze zijn wel wat algemeen. Ik zou graag willen weten wat bijv. een gemiddeld bedrag is (voor bijv. een uur drankafkoop, wat vaak een grote kostenpost is), of hoe je het aan moet pakken met onderhandelen, of je ook tegen 1 locatie kan zeggen dat zij ver boven andere locaties zitten qua prijs en daar op inspelen.. Dit soort details zijn ook heel belangrijk! En hoe pak je dat drank afkopen aan? Stel je hebt 120 mensen die komen, maar je weet dat er na 2 uur al 25 mensen weg zijn, betaal je dan wel de volledige avond voor die mensen? Daar kan je natuurlijk ook op onderhandelen, maar hoe pak je dat aan? Meer de praktische kant en echt voorbeelden van bedragen waar je aan kan denken (daar heb jij vast heel veel ervaring mee!).. Goed, veel vragen, haha, laat maar weten wat je ervan denkt! Groetjes!

  • Evy's Proposal
    Geplaatst op 14:17h, 22 mei Beantwoorden

    Hi Kiki, wat leuk je reactie! Wanneer ga je trouwen? Als ik tot in de detail moet gaan, lijkt het me handiger om een keer te bellen. Dus mocht ik niet al je vragen beantwoord hebben, mail mij dan nog even op proposal@e-vy.com.

    Drankarrangement verschilt echt per locatie. De één rekent meer zaalhuur of inzet personeel & is daarom voordeliger met het drankarrangement. Bij de ander zit personeel al inbegrepen. Ik moet dan echt offertes zien. Je kan zeker tegen een locatie zeggen dat ze duurder uitvallen. Let wel op hoe je het brengt & of je wel 2 locaties met elkaar vergelijkt met dezelfde uitstraling & service.
    Wat afkoop betreft zou je meerdere afspraken kunnen maken: 1. afkoop tot 00:00 uur en erna op nacalculatie 2. alleen basisarrangement op afkoop & sterke drank op nacalculatie. 3. x aantal flessen van bepaalde sterke drank afkopen & dan op=op 4. vragen wat de opties zijn om tussendoor keer koppen te tellen.

    Hopelijk heb ik veel van je vragen beantwoord. Neem gerust contact op als je meer input wilt hebben. Hoe gaat het verder met de voorbereidingen? Genieten jullie ervan? Want dat is zo belangrijk! Laat maar weten als ik ergens kan ondersteunen…

    Have fun met de organisatie van jullie mooie dag!!!

Geef een reactie